Migliorare le performance dei dipendenti: 6 strumenti per la condivisione delle conoscenze

Secondo un rapporto del McKinsey Institute (2012), il dipendente medio spende circa il 28% della settimana lavorativa per leggere e rispondere alle e-mail e circa il 19% nella ricerca di informazioni specifiche. Di questo 19%, circa il 14% della settimana lavorativa viene speso nella comunicazione interna con i colleghi che possono essere d’aiuto in progetti specifici. Possiamo dire che il dipendente medio trascorre più di un quarto del suo tempo lavorativo a cercare informazioni e curare la corrispondenza per cercare collaborazione interna. Pertanto, è estremamente importante ottimizzare la gestione della conoscenza in modo da avere un forte impatto sulla produzione complessiva di un'azienda. Inoltre, rendere le conoscenze facilmente accessibili e ben organizzate può aiutare a valorizzare le informazioni comuni a tutti i dipendenti.

Gli strumenti di gestione della conoscenza possono risolvere il problema?

Nonostante vi sia una maggiore comprensione dell'importanza della condivisione della conoscenza in azienda, solo un numero limitato di aziende si occupa della gestione della conoscenza oltre a generare un semplice deposito di documenti. Tuttavia, le cose sono cambiate drasticamente negli ultimi anni. Un numero crescente di organizzazioni oggi sta comprendendo l'importanza dell’utilizzo di piattaforme di gestione della conoscenza dedicate al fine di rendere le conoscenze accessibili a tutti in azienda e prevenire l'accumulo di informazioni solo in alcune figure. Secondo l'Aberdeen Research Report (2017), ciò che motiva il reparto HR ad automatizzare la gestione delle informazioni è la necessità di aumentare la produttività e quindi, dare un accesso più rapido alle informazioni ricercate da ognuno all'interno di un ampio database.
È necessario concentrarsi sullo sviluppo di una cultura della condivisione delle conoscenze nell'azienda, dal momento che si osserva un incremento della produzione e del vantaggio competitivo aziendale quando ai lavoratori vengono dati dei validi mezzi di condivisione delle conoscenze. Una possibilità a questo proposito è investire in una piattaforma di gestione della conoscenza. Ecco come queste piattaforme possono migliorare i risultati aziendali e aumentare la produttività dei dipendenti:

1. Maggiore mobilità

Rispetto a venti anni fa, la maggior parte delle aziende ha impostazioni di lavoro più aperte e flessibili che integrano elementi di versatilità, collettività e adattività. Quindi, sfruttare la tecnologia implementando una piattaforma intranet, oltre ad una piattaforma LMS con corsi eLearning o pillole di formazione, consente ai dipendenti di collegarsi alle informazioni utili al proprio lavoro da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento grazie ad una connessione Internet. Ciò li incoraggia a cercare rapidamente le informazioni attraverso il software di condivisione delle conoscenze, riducendo così il tempo speso a cercare informazioni con altri mezzi o a dare la caccia ai colleghi.

2. Gestione facile dei dati

Oggi strumenti avanzati di gestione della conoscenza sono in grado di gestire quasi tutti i formati di dati: video, audio, PDF, file zip, immagini. È possibile condividere facilmente qualsiasi tipo di conoscenza in modo che possa essere recuperata da chiunque, in qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo. Ciò facilita enormemente il lavoro di ognuno riducendo la notevole quantità di tempo impiegata nella conversione dei dati in un formato particolare. Inoltre, la compatibilità con altri software consente ai dipendenti di trasferire facilmente le informazioni da un luogo all'altro con un solo clic.

3. Consumo di tempo ridotto

Secondo un sondaggio condotto da SearchYourCloud, circa un terzo degli intervistati, su 300 dipendenti con sede nel Regno Unito e negli Stati Uniti, impiega tra i 5 e i 25 minuti per ogni ricerca di documenti, il più delle volte senza trovare la risorsa corretta al primo colpo. Ora, puoi immaginare il tempo perso a cercare le giuste informazioni ogni giorno! Mentre è importante accedere alle informazioni giuste, è altrettanto importante farlo al momento giusto. I moderni strumenti di gestione della conoscenza forniscono opzioni di ricerca intelligenti e i dati sono organizzati correttamente sotto etichette e categorie. Questa meticolosa categorizzazione e disposizione delle conoscenze mediante un metodo predefinito riduce considerevolmente il tempo impiegato dai dipendenti nella ricerca di una particolare informazione.

4. Eliminazione delle barriere

L'uso di uno strumento di gestione della conoscenza consente alle aziende di abbattere le barriere tra team diversi o gruppi che lavorano in luoghi diversi. Aiuta i dipendenti a tenersi aggiornati sugli eventi e le politiche aziendali e garantisce inoltre che tutti i dipendenti si trovino allineati per quanto riguarda le informazioni aziendali. Un efficace software di gestione della conoscenza non solo snellisce il processo di lavoro, ma elimina anche il divario di comunicazione tra dipendenti nuovi e senior. Una intranet offre funzionalità come Q&A e forum e consente inoltre agli utenti di condividere contenuti e fornire feedback tramite commenti. Pertanto, tali piattaforme possono essere utilizzate per stimolare discussioni sane tra colleghi e possono aiutare ad avvicinarsi intellettualmente.

5. Fonte di stimolo

Con l'aiuto di uno strumento di gestione della conoscenza, i manager possono enumerare la quantità di contenuto che viene fornito da ogni dipendente. Sviluppando un programma di incentivi e premiando i dipendenti che condividono il massimo contenuto, le aziende possono effettivamente stimolare i dipendenti a rimanere attivi e aggiornati sugli ultimi avvenimenti dell'azienda. Pertanto, l'investimento in una piattaforma di knowledge management renderà operativo il personale, l'onboarding e il costante processo di coinvolgimento dei dipendenti in un'azienda.

6. Riempire le falle della conoscenza

Le aziende spesso coinvolgono i dipendenti in progetti temporanei e una volta che il progetto è finito, i dipendenti vengono trasferiti su un'altra attività. Di conseguenza, portano con sé le conoscenze e le esperienze acquisite. Allo stesso modo, c'è una perdita di preziosa conoscenza quando i dipendenti senior vanno in pensione o i lavoratori passano a un'altra società. Avere uno strumento di gestione della conoscenza può aiutare a colmare questo divario di conoscenze facilitando i nuovi dipendenti a imparare dalle esperienze passate, dai successi e dai fallimenti. Di conseguenza, possono evitare di commettere gli stessi errori e fornire una produzione più veloce senza reinventare la ruota.

Come discusso in precedenza, il modo migliore per incoraggiare i dipendenti a condividere le proprie esperienze, successi e insuccessi è tenere traccia dei loro contributi attraverso strumenti di gestione della conoscenza e premi. Questi premi potrebbero essere sia sotto forma di bonus sia di lettere di apprezzamento. Oggi, è evidente che la conoscenza sta crescendo ad un ritmo molto più veloce e non vi è alcun segno di decelerazione. Pertanto, investire in uno strumento di gestione della conoscenza aiuterà le aziende a soddisfare le proprie esigenze.