Formazione nella PA: i vantaggi offerti da un LMS

Il recente rapporto INAPP sullo stato della formazione nella Pubblica Amministrazione ha messo in luce un quadro tutt’altro che roseo. 

Le sfide che la Pubblica Amministrazione è chiamata ad affrontare riguardano oggi principalmente la riorganizzazione del lavoro, l’uso delle nuove tecnologie e l’efficientamento dei servizi erogati a imprese e cittadini. Ciò implica la necessità di sviluppare nei dipendenti pubblici nuovi saperi ed abilità che non riguardino solo l'aggiornamento sulle normative, ma anche lo sviluppo di capacità manageriali e competenze tecniche di alto livello.

Secondo i dati raccolti, gli over 50 rappresentano ormai circa il 58% del personale in servizio nella P.A.. Per loro, in particolare, serve una formazione mirata e al passo con le nuove sfide della digitalizzazione e sul solco delle linee indicate dal PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza).

Tuttavia, il tasso di partecipazione formativa e il tasso di accesso alla formazione degli over 50 sono più bassi di quelli degli under 50. Un over 50 in media partecipa a corsi di formazione per quattro ore in meno rispetto a un under 50. Per due terzi delle amministrazioni lo strumento più diffuso per l’aggiornamento delle competenze degli over 50 risiede nella relazione lavorativa quotidiana diretta con colleghi e/o responsabili. Questo dato, analizzato congiuntamente al fatto che quasi la metà delle amministrazioni lascia alla singola persona la responsabilità del proprio aggiornamento professionale, fa comprendere come spesso non si abbia un piano chiaro per contrastare l’obsolescenza delle competenze dei lavoratori più anziani.

In quest’ottica, un LMS (sistema di gestione dell’apprendimento) può rappresentare un più che valido alleato delle PA e aiutarle a rispondere con efficacia alle sfide del settore.

In questo articolo, illustreremo cos’è un LMS, come scegliere un LMS per la Pubblica Amministrazione e quali benefici specifici può offrire alle P.A..

Cos’è un LMS?

Un LMS (Learning Management System o Sistema di gestione dell’apprendimento) è una piattaforma software che consente di gestire, erogare e misurare programmi formativi anche complessi. 

Come scegliere un LMS per la Pubblica Amministrazione

Scegliere la piattaforma LMS più adatta alle proprie esigenze è un processo tutt’altro che semplice, che richiede tempo e la giusta dose di informazioni. Sul mercato, infatti, esistono diverse tipologie di piattaforme per la gestione della formazione aziendale che si differenziano per funzionalità, affidabilità, tecnologia, etc.

La prima scelta da fare, generalmente, è quella tra un LMS locale o un LMS in cloud e cioè tra un LMS che l’azienda acquista e installa sui propri server (LMS locale o LMS on premise) e tra un LMS ospitato sui server del fornitore e offerto come servizio.

Ad oggi, gli LMS in cloud sono spesso la scelta più adatta alle Pubbliche Amministrazioni, perché non implicano la necessità di un’infrastruttura IT solida e di uno staff IT dedicato alla supervisione dell’installazione. L’aggiornamento e la manutenzione di un LMS in cloud sono a carico del produttore della piattaforma, che si occupa di garantirne il funzionamento su tutti i dispositivi e su tutti i browser.

Nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, è bene dire che l’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, ha previsto che tutti i servizi cloud offerti alle P.A. debbano superare un percorso di qualificazione. Nella scelta di un LMS in cloud sarà dunque fondamentale optare per una piattaforma qualificata, come DynDevice LMS. 

Tale qualificazione assicura che la piattaforma sia sviluppata e fornita secondo criteri di sicurezza, performance, flessibilità e portabilità considerati necessari per i servizi digitali pubblici. 

I vantaggi di un LMS aziendale per le Pubbliche Amministrazioni

1. Gestione della formazione
Una piattaforma LMS consente di gestire tutta la formazione aziendale (online, in aula o mista): dall’importazione degli utenti all’attribuzione dei corsi, fino alla gestione dei documenti formativi (attestati, verbali, storico corsi erogati, etc.)

2. Erogazione dei corsi flessibile
Una piattaforma LMS consente agli utenti di accedere ai corsi in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo connesso a internet. Questo consente di adattarsi ai tempi e ai ritmi di ciascun collaboratore, riducendo allo stesso tempo l’impatto sull’organizzazione del lavoro. 

3. Monitoraggio della formazione e dei risultati
Una piattaforma LMS consente di analizzare nel dettaglio le esperienze formative di ogni singolo utente e tracciare le attività dei dipendenti all’interno della piattaforma: completamento delle lezioni, corsi e quiz, numero di tentativi per ogni sezione, etc.

In questo modo, è possibile monitorare le performance e i progressi degli utenti, riducendo il divario di competenze e aggiornare le conoscenze pertinenti.

4. Creazione di corsi personalizzati e pillole formative
Una piattaforma LMS dotata di editor LCMS consente di creare corsi di formazione personalizzati sulla base delle specifiche esigenze della forza lavoro. Ma non solo: le moderne piattaforme eLearning consentono di sfruttare le potenzialità del microlearning per una formazione sempre più rapida ed efficace.

Il microlearning è una modalità formativa caratterizzata da contenuti molto brevi, facilmente fruibili anche da mobile, perfetti per la formazione just-in-time: i brevi contenuti possono infatti essere rivisti per richiamare le informazioni utili nel momento del bisogno. Inoltre, hanno il grande vantaggio di evitare il sovraccarico cognitivo e favorire una maggiore conservazione della conoscenza.

5. Gestione skill e mansioni
Alcuni LMS più completi, come DynDevice LMS, consentono inoltre una gestione avanzata di mansioni e competenze.

D’altronde, una delle principali criticità emerse all’interno della Pubblica Amministrazione è proprio l’assenza di una visione strategica della formazione intesa come risposta ad un bisogno formativo: oltre due terzi delle Amministrazioni pubbliche non effettua alcuna analisi dei fabbisogni preliminare alla programmazione della formazione e meno di un quinto redige un piano o un programma per la formazione del proprio personale.

Eppure, un’attenta mappatura delle conoscenze, delle competenze e delle abilità dei collaboratori aziendali consente di:

• avere una visione d’insieme delle necessità e dei bisogni formativi interni;
• stabilire in modo inequivocabile quali sono le competenze base di ciascun ruolo;
• determinare quali collaboratori hanno bisogno di essere formati e su quali competenze specifiche;
• collocare le persone nei ruoli più strategici, valorizzandole secondo le proprie competenze;
• valutare i risultati effettivi della formazione.

6. Efficienza dei processi
Hai implementato nuove procedure che illustrano le modalità per ridurre gli sprechi o per garantire efficacia in termini di tempo e sicurezza? Con un LMS puoi condividere rapidamente guide, video tutorial e altri materiali informativi, renderli disponibili al download e assicurarti che tutti i dipendenti li consultino.

7. Salute e sicurezza sul lavoro
Un LMS ti consente di garantire che tutte le persone siano formate e consapevoli di come lavorare in modo sicuro. Inoltre, alcuni LMS sono dotati di sistemi per la gestione le scadenze formative previste in materia di formazione sulla sicurezza sul lavoro.

Ma ricorda: la formazione sulla sicurezza è obbligatoria e deve rispondere a specifici requisiti normativi. Scegli quindi un fornitore che garantisca la conformità ai requisiti di legge sia della piattaforma LMS, sia dei corsi da essa erogati. DynDevice LMS, ad esempio, è conforme al 100% ai requisiti tecnici previsti dagli Accordi Stato-Regioni 2011 e 2016 per l'erogazione di corsi online in materia di salute e sicurezza sul lavoro e ti offre la garanzia del tracciamento dell’effettiva fruizione dei contenuti da parte degli utenti. La piattaforma include inoltre un’ampia gamma di corsi online pronti da erogare e legalmente validi che puoi integrare con corsi e moduli personalizzati da te creati per approfondire i rischi e le procedure aziendali.