Piattaforme LMS: come migliorare le notifiche ai corsisti?

A causa dell’assenza di interazione fisica, quando la formazione aziendale si svolge online è più che mai fondamentale che la comunicazione sia immediata e tempestiva, al fine di mantenere alto il livello di coinvolgimento e la partecipazione dei dipendenti coinvolti.

In quest’ottica, molti LMS offrono potenti sistemi di gestione delle notifiche automatiche che consentono di mantenere attiva e continua la comunicazione e lo scambio di informazioni tra l’azienda e il dipendente coinvolto nella formazione. Mediante tali sistemi è ad esempio possibile automatizzare:

• le e-mail di invito allo svolgimento dei corsi;
• i promemoria di avvio corso (da inviare in prossimità dell’inizio delle lezioni);
• il calendario delle lezioni e/o degli esami;
• i promemoria di scadenza dei corsi, con cui ricordare ai dipendenti la data entro la quale dovranno completare la formazione;
• i questionari di gradimento dei corsi svolti.

Ma, per quanto automatiche, è sempre bene personalizzare queste comunicazioni e lavorare per migliorarne l’efficacia. In questo articolo, forniremo alcune indicazioni utili in tal senso, concentrandoci in particolare su:  

• le 5 w di un’e-mail di invito allo svolgimento di un corso
• migliorare l’efficacia delle e-mail di promemoria della scadenza di un corso
• modelli di e-mail per la formazione aziendale

Le 5 w di un’e-mail di invito allo svolgimento di un corso

Un’e-mail di invito allo svolgimento di un corso ha come obiettivo quello di convincere il dipendente a svolgere la formazione ad esso assegnata nei tempi previsti.

Affinché la tua e-mail sia efficace e sufficientemente chiara, ti consigliamo di prendere in prestito, riadattandola al contesto, la regola delle 5w tipica del giornalismo e di strutturare il testo cercando di rispondere a queste cinque domande chiave:

• Chi (Who): chi dovrebbe essere il mittente di questa comunicazione?
• Cosa (What): cosa vuoi che faccia il tuo dipendente dopo aver ricevuto l’e-mail?
• Dove (Where): dove si svolgerà il corso?
• Perché (Why): perché è importante che il dipendente partecipi al corso?
• Quando (When): quando inviare l’e-mail di invito allo svolgimento del corso?

Chi

Per prima cosa, valuta bene chi dovrebbe essere il mittente dell’invito al corso. Ricorda, infatti, che il mittente è il primo elemento della e-mail, insieme all’oggetto, che l’utente visualizzerà e che userà per classificare il livello di priorità del messaggio (decidendo se e quando aprirlo).

In base alla tipologia di corso, e all’importanza che attribuisci al suo svolgimento, potresti impostare come mittente il responsabile HR della tua azienda o il CEO. Consegnato da queste figure di alto profilo, il messaggio avrà un peso maggiore agli occhi dei tuoi dipendenti, così come l’invito all’azione in esso contenuto.

Se invece i corsi sono destinati ad un neo-assunto, potrebbe essere preferibile impostare come mittente il responsabile del reparto o della selezione (o altre figure che lui ha già conosciuto e con cui ha già interagito). In questo modo, il messaggio risulterà più personale e naturale, come parte di un più ampio processo di onboarding.

Cosa

A questo punto, concentrati su quello che è il cuore della tua comunicazione: cosa vuoi che faccia il tuo destinatario? Partecipare al corso assegnatogli.

Cerca quindi di rendere la comunicazione il più chiara possibile mettendo bene in evidenza:

• il titolo del corso
• la data entro cui dovrà essere completato

Inoltre, se si tratta di un corso di formazione obbligatoria, ti consigliamo di specificarlo chiaramente, in modo che il dipendente sappia subito che la partecipazione non è facoltativa.

Dove

A questo punto, illustra le modalità di erogazione del corso. Per prima cosa, specifica se è erogato online, in aula o in modalità blended. Poi, spiega come partecipare.

Ad esempio, se si tratta di un corso in aula, indica l’indirizzo della sede di svolgimento e ogni altra informazione utile al partecipante (indicazioni su come raggiungerla, orari delle pause, etc.).

Se, invece, si tratta di un corso online, fornisci le istruzioni per accedere alla piattaforma di erogazione, incluso l’url, le credenziali di accesso e gli eventuali requisiti tecnici richiesti (cuffie, microfono, sistema operativo, etc.)

Perché

Adesso che il tuo destinatario sa cosa dovrà fare, spiega perché è importante che segua il corso.

Se si tratta di un invito ad un corso di formazione obbligatoria, ad esempio, questa e-mail ti offre la possibilità di coinvolgere i dipendenti spiegando lo scopo della formazione, le indicazioni normative che la rendono necessaria e la differenza che farà a livello individuale e aziendale.

Se, invece, si tratta di un corso opzionale, ti consigliamo di inserire qualche informazione aggiuntiva volta a suscitare l’interesse del dipendente e spingerlo a partecipare al corso. Ad esempio, potresti includere nel messaggio di invito uno o più dei seguenti elementi:

• testimonianze di persone che hanno frequentato il corso
• statistiche che illustrano quanto questa formazione sia utile ed efficace
• video trailer 

Quando

Una volta che la comunicazione è pronta, assicurati di inviarla in anticipo rispetto alla data di avvio del corso in modo che i dipendenti possano pianificare il tempo necessario per completarlo rispettando le scadenze interne ed esterne.

Attenzione però a non inviarla troppo presto. Se lo fai, è probabile che la mail venga messa da parte e dimenticata.

Migliorare l’efficacia delle e-mail di promemoria della scadenza del corso

Se vuoi migliorare il tasso di completamento dei tuoi corsi, un’e-mail di promemoria è quello che ti serve. Tramite questa tipologia di messaggio, infatti, puoi inviare ai dipendenti che non hanno completato il corso un promemoria per invitarli a farlo entro la data di scadenza fissata.

Ma come scrivere un’e-mail di promemoria efficace e convincente? Innanzitutto, ti invitiamo a recuperare la regola delle 5w che abbiamo presentato a proposito delle e-mail di invito allo svolgimento dei corsi, con qualche accorgimento.

In particolare, ti consigliamo di mantenere la tua e-mail quanto più diretta e concisa possibile, includendo esclusivamente la data di scadenza del corso e i dettagli su come accedere alla piattaforma di erogazione. Elimina il superfluo e assicurati che tutte le informazioni inserite nell’e-mail siano rilevanti. A differenza delle e-mail di invito ai corsi, infatti, questi messaggi non devono includere tanti elementi.

Inoltre, valuta attentamente quando inviare questo tipo di comunicazione. L’approccio standard prevede che queste e-mail vengano inviate due o tre volte prima della scadenza del corso. Detto questo, quando e con quale frequenza inviare l’e-mail di promemoria dipenderà anche da una serie di fattori aggiuntivi.

Per i corsi facoltativi, ad esempio, potrebbe essere sufficiente un promemoria una o due settimane prima della scadenza del corso. Per i corsi obbligatori, invece, potrebbero essere necessari anche due o tre invii.

Modelli di e-mail per la formazione aziendale

Esempio 1: Invito corso eLearning

Oggetto: Partecipa al corso [NOME CORSO]

Gentile [NOME DEL DIPENDENTE],

ti invitiamo a svolgere il corso online [NOME CORSO].

Di seguito le credenziali di accesso alla piattaforma di erogazione:

• [URL]
• [USERNAME]
• [PASSWORD]

Ti chiediamo di completare il corso entro [DATA SCADENZA].

Grazie in anticipo per il tuo impegno.

[FIRMA MAIL]

Esempio 2: Invito corso in videoconferenza

Oggetto: Partecipa al corso [NOME CORSO] in programma il [DATA CORSO]

Gentile [NOME DEL DIPENDENTE],

ti invitiamo a partecipare al corso online [NOME CORSO] in programma il [DATA CORSO] dalle ore [ORARIO INIZIO CORSO] alle ore [ORARIO FINE CORSO].

Per accedere alla formazione, vai su [URL] e inserisci i seguenti dati:

• [USERNAME]
• [PASSWORD]

Grazie in anticipo per il tuo impegno per [NOME AZIENDA].

[FIRMA MAIL]

Esempio 3: Promemoria per completare il corso

Oggetto: Promemoria: completa il corso entro [DATA SCADENZA]

Gentile [NOME DEL DIPENDENTE],

ti ricordiamo che l’iscrizione al corso [NOME CORSO] è valida fino al [DATA SCADENZA].

Ti chiediamo quindi di completare la formazione entro la data di scadenza.

Di seguito le credenziali di accesso:

• [URL]
• [USERNAME]
• [PASSWORD]

Grazie per l’attenzione.

[FIRMA MAIL]

Esempio 4: Promemoria per completare il corso

Oggetto: Mancano 3 giorni! Per favore, completa il corso [NOME CORSO]

Gentile [NOME DEL DIPENDENTE],

ti ricordiamo che hai tempo fino al [DATA SCADENZA] per completare il corso [NOME CORSO]

Per accedere alla formazione vai su [URL] e inserisci i seguenti dati:

• [USERNAME]
• [PASSWORD]

Ti ricordiamo che l’obiettivo di questo corso è quello di proteggerci da eventuali attacchi informatici. Partecipando al corso scoprirai come identificare rapidamente le minacce alla sicurezza e quali procedure seguire in caso di attacco.

È quindi essenziale che tutti noi completiamo questa formazione. In questo modo, possiamo aiutare a mantenere un ambiente sicuro e conforme.

Grazie in anticipo per il tuo impegno.

[FIRMA MAIL]