Per utilizzare questa funzionalità di condivisione sui social network è necessario accettare i cookie della categoria 'Marketing'
Crea PDF

Come preparare la tua azienda all'utilizzo di un LMS

10 step per implementare una piattaforma eLearning all’interno della tua azienda e renderla rapidamente operativa e redditizia.

Quando un'azienda avvia un progetto eLearning, ha obiettivi sia educativi che motivazionali: inserire i nuovi arrivati, formare i dipendenti, monitorare il loro successo, dare premi a coloro che performano meglio e/o soddisfare determinati standard di conformità. E questa è solo la punta di un iceberg di vantaggi che gli LMS offrono alle aziende.

Una corretta strategia di implementazione ti consente di scegliere la piattaforma più appropriata alle esigenze della tua azienda e di ricavarne risultati migliori sia in termini di utilizzo da parte dei tuoi dipendenti sia in termini di raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Che cos’è un LMS?

Un LMS, o Learning Management System, è un software che consente ai datori di lavoro di organizzare, monitorare, amministrare, tracciare ed erogare corsi di formazione aziendale.

L'implementazione di un LMS aiuta a sviluppare una cultura dell’apprendimento all’interno della tua azienda e ti consente di identificare facilmente e in modo preciso le esigenze formative dei tuoi collaboratori.

Per ulteriori approfondimenti, leggi anche “ Cos’è un LMS? Domande e risposte”. 

Gli step per implementare correttamente un LMS in azienda

Implementare un LMS all’interno di un’azienda è un’attività tutt’altro che semplice che richiede molta pianificazione e una strategia ben definita. Vediamo quindi gli step necessari.

1. Stabilire obiettivi e aspettative

Il primo step deve partire da un’analisi delle tue aspettative e degli obiettivi aziendali: perché stai implementando una piattaforma eLearning? Cosa ti aspetti dal tuo LMS? Rispondere a queste domande è fondamentale per definire tutti gli step successivi e ti aiuterà a tenere sempre in primo piano gli obiettivi aziendali durante tutto il processo di implementazione dell’LMS.

2. Designare il team

Identificare il team che si occuperà dell’implementazione dell’LMS è un passo importante prima del lancio. In genere, il gruppo dovrebbe comprendere rappresentanti di aree aziendali diverse:

  • Un caposquadra, cioè colui che sostiene il processo di implementazione dell'LMS, lavora a stretto contatto sia con il team interno che con il fornitore e ha il compito di gestire eventuali conflitti e di rispondere ai dubbi o alle domande dei colleghi coinvolti nel progetto.
  • Un project manager, cioè colui che supervisiona gli obiettivi e le scadenze e garantisce che tutte le fasi dell’implementazione procedano senza intoppi: configurazione della piattaforma, eventuale migrazione dei contenuti, test, etc.
  • Uno specialista in tecnologia eLearning, cioè colui che controlla i contenuti da migrare e/o sviluppa nuove lezioni, quiz e materiali didattici. Ricorda: se non hai la risorsa giusta all'interno della tua azienda, puoi affidare questo compito al fornitore eLearning.
  • Un referente del reparto Formazione, cioè colui che, collaborando con lo specialista eLearning, dovrà assicurare che i contenuti formativi siano utili, pertinenti, coinvolgenti e in linea con gli obiettivi aziendali.
  • Specialisti IT, cioè coloro che seguiranno gli aspetti tecnici relativi alla configurazione della piattaforma e alle eventuali integrazioni software. Tuttavia, se utilizzi un LMS SaaS basato su cloud, questi aspetti saranno gestiti direttamente dal fornitore eLearning.

3. Delineare il piano di attuazione

Il piano di attuazione deve affrontare variabili come:

  • Comprensione del pubblico – Per sviluppare un sistema di gestione dell’apprendimento che funzioni, dovrai comprendere le caratteristiche e le esigenze dei tuoi dipendenti. Ricorda che il tuo LMS sarà usato da molte persone diverse tra loro, dal personale giovane fino ai direttori. Assicurati quindi di valutare bene i loro bisogni e le loro abilità tecnologiche.
  • Strategia di gestione del cambiamento – Introdurre un nuovo software in azienda può frustrare sia i manager che i dipendenti. Il nostro consiglio è quindi quello di cercare di anticipare qualsiasi possibile lamentela o obiezione. Come? Mediante una strategia di gestione del cambiamento: assicurati di coinvolgere la direzione e mantieni una comunicazione chiara e trasparente in tutte le fasi del processo.
  • Scelta della piattaforma eLearning - Non tutti i sistemi di gestione dell'apprendimento hanno le funzionalità di cui hai bisogno. Per ottenere il massimo dal tuo LMS, è importante selezionare un fornitore che comprenda gli obiettivi della tua organizzazione, fornisca un'esperienza di apprendimento che soddisfi le esigenze dei tuoi dipendenti e offra funzionalità ad alto impatto come microlearning, apprendimento adattivo, gamification, accesso mobile e analisi avanzate.
  • Tempi dell’implementazione – Implementare una piattaforma LMS è un processo tutt’altro che immediato che può durare da poche settimane a una decina di mesi, a seconda delle dimensioni dell’azienda, degli obiettivi e del livello di personalizzazione richiesto. Stabilisci quindi scadenze chiare e definisci, per ogni attività da svolgere, tempi e responsabilità.

4. Configurare lA PIATTAFORMA

La configurazione di una piattaforma eLearning comprende varie fasi:

Assicurati che ognuna di queste fasi sia correttamente gestita secondo le scadenze e le responsabilità individuate precedentemente.

5. Sviluppare i contenuti

Esistono sostanzialmente tre modi per popolare il tuo nuovo LMS con contenuti didattici:

  1. Migrare i contenuti dal tuo vecchio LMS (se ne stavi già usando uno)
  2. Popolare il tuo LMS con contenuti nuovi e originali creati da te
  3. Caricare nel tuo LMS contenuti pronti all'uso realizzati da un fornitore esterno (DynDevice LMS, ad esempio, mette a disposizione un catalogo con oltre 200 corsi online per la formazione aziendale). 

Quale di queste opzioni è la migliore? Noi ti consigliamo di mettere in pista una combinazione di queste tre modalità. I contenuti pronti all’uso sono molto utili perché sviluppati da professionisti dell’eLearning e ti consentono un notevole risparmio di tempo. Allo stesso tempo, però, creare contenuti personalizzati ti permette di rispondere in modo puntuale alle specifiche esigenze formative della tua azienda.

6. Testare la piattaforma

Una volta completate le fasi di configurazione, personalizzazione e caricamento dei contenuti didattici, arriva il momento di testare la piattaforma. A tal fine, ti consigliamo di selezionare un gruppo di utenti che possa testare l’LMS sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista dell’esperienza utente.

In fase di test assicurati di:

  • Richiedere il feedback dei soggetti coinvolti
  • Esaminare i feedback ricevuti e annotare le aree di miglioramento
  • Documentare eventuali bug o errori e sottoporli al team IT o al fornitore eLearning

7. Preparare i dipendenti

Prima dell’implementazione effettiva, assicurati che i tuoi dipendenti abbiano tutto ciò di cui avranno bisogno per utilizzare la piattaforma al massimo delle sue potenzialità. Il piano di formazione deve riguardare non solo come utilizzare l’LMS, ma anche quando usarlo e a chi rivolgersi in caso di dubbi o problemi tecnici.

Ti consigliamo di erogare tale formazione tramite un live webinar, in modo da riunire il maggior numero di persone possibili e garantire il coinvolgimento e la partecipazione attiva dei dipendenti (cosa che un tutorial o una guida pdf potrebbero non assicurare).

8. Avviare il tuo nuovo LMS

A questo punto, se la fase di test si è conclusa positivamente, puoi ufficialmente lanciare il tuo nuovo LMS. Nel farlo, puoi optare per un’implementazione graduale (soft launch) o per un’implementazione immediata (hard launch).

Se stai migrando da un LMS esistente, in linea di massima ti consigliamo di optare per un’implementazione graduale: questo ti consentirà di spostare gli utenti nel nuovo sistema in modo incrementale o di limitare l’accesso in piattaforma a un gruppo ristretto di utenti al fine di testare ulteriormente il sistema e perfezionare eventuali aspetti critici.

Al contrario, ti consigliamo di procedere con un’implementazione immediata se sei sicuro che il nuovo sistema sia già pronto a soddisfare le esigenze della tua azienda.

9. Creare una cultura dell’apprendimento

Una volta avviata la piattaforma, è essenziale alimentare una cultura dell’apprendimento che favorisca l’uso della piattaforma da parte dei dipendenti. Per farlo, favorisci una comunicazione aperta, anche all’interno dell’LMS (ad esempio tramite forum, gruppi di social media o sondaggi periodici) e incoraggia il completamento dei corsi assegnati. Puoi anche prevedere specifici programmi di ricompensa per la formazione aziendale

10. Gestire la manutenzione della piattaforma

Pensi che il processo sia concluso? Ti sbagli. Se vuoi che la tua strategia eLearning sia realmente efficace, una volta portata a termine la fase di implementazione dovrai avviare il processo di manutenzione e monitoraggio continuo della piattaforma:

  • Esaminare regolarmente report e analisi
  • Condurre valutazioni periodiche della formazione erogata
  • Analizzare i principali KPI della formazione (coinvolgimento dei dipendenti, impatto sulle performance, ROI, etc.).

Ti è piaciuto questo articolo? Iscriviti alla newsletter e ricevi le notizie settimanali!

Iscriviti alla Newsletter

Commenti:

Nessun commento è ancora presente. Scrivi tu il primo commento a questo articolo!

Pubblica un commento

Utente:
E-Mail (solo per ricevere le risposte)
Inserisci il tuo commento: