Intranet aziendale: cos'è e quali benefici offre alle aziende

In un momento come quello attuale, in cui gli uffici sono sempre più smaterializzati e si diffonde il lavoro da remoto, le aziende hanno continuamente bisogno di creare sistemi efficienti che contribuiscano a migliorare la comunicazione e ad aumentare il coinvolgimento delle risorse interne. Ecco: una intranet aziendale risponde esattamente a questa esigenza.

Intranet aziendale: cos’è

Una intranet aziendale è un sito web accessibile solo attraverso una rete locale o una linea VPN, aperto quindi esclusivamente al personale interno ad un’azienda. In alcuni casi, come per DynDevice LMS, l'intranet aziendale può essere gestita direttamente attraverso la piattaforma eLearning aziendale. 

Quando sono state introdotte le prime intranet, esse venivano utilizzate principalmente per condividere procedure e allineare i dipendenti alla visione e alla missione dell’azienda. Al giorno d’oggi, invece, le intranet consentono una comunicazione multidirezionale: sia verticale (dall’alto verso il basso e viceversa); sia orizzontale (tra colleghi), favorendo la collaborazione tra dipendenti della stessa azienda, indipendentemente dal reparto o dalla sede in cui operano.

Intranet aziendale: vantaggi

Condividere le informazioni

Una intranet aziendale rende più facile la condivisione delle informazioni, fornendo un’unica fonte centralizzata per la ricerca di dati e documenti. Niente più infiniti scambi di e-mail o hard disk da consultare per reperire il documento richiesto. Con una intranet aziendale hai un archivio unico e centrale di tutti i file e le informazioni aziendali, indipendentemente dalla tipologia e dal formato. Ma non solo: grazie alla intranet i dati sono raggiungibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Basta avere un dispositivo connesso ad internet e tutto ciò di cui hai bisogno è a portata di… click!

Connettere le persone

Soprattutto nelle aziende globalizzate o con dipendenti che lavorano da remoto, le intranet aiutano i colleghi a connettersi in modo sicuro e a comunicare, contribuendo a creare e diffondere una cultura aziendale condivisa. Oggi le intranet includono infatti vari strumenti di comunicazione: bacheche, chat, forum, messaggistica istantanea, etc. Ciò migliora la comunicazione tra i reparti e favorisce la creazione di un ambiente di squadra positivo.

Aumentare i livelli di sicurezza

Le intranet risiedono su reti con accesso controllato e questo aiuta non solo a centralizzare le informazioni aziendali, ma anche a proteggere i dati sensibili o riservati dell’azienda. Potrai inoltre differenziare i livelli di accesso e decidere quali documenti e pagine possono essere visualizzati e da chi.

Facilitare l’onboarding

Una buona intranet rende l’onboarding più semplice. Puoi utilizzarla per caricare moduli da compilare, tutorial o corsi di formazione online per l’inserimento e l’orientamento dei nuovi dipendenti. Inoltre, i nuovi assunti possono consultare la intranet per trovare rapidamente documenti, organigrammi aggiornati e approfondimenti sulla storia e la cultura dell’azienda.

Gestire attività e flussi di lavoro

Alcune intranet includono strumenti per la gestione di progetti e commesse lavorative che consentono di assegnare scadenze, risorse e lavoratori coinvolti e tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei flussi di lavoro. Potrai quindi monitorare lo stato delle commesse e calcolare i tempi necessari al completamento di tutte le attività. Ma non solo: anche i dipendenti potranno visualizzare il proprio elenco di attività da svolgere e ricevere avvisi e promemoria sulle scadenze previste.

Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti coinvolti sono più felici, più produttivi e hanno meno probabilità di lasciare l’azienda. Una intranet può migliorare il coinvolgimento dei tuoi collaboratori in molti modi e permette ai dipendenti di comprendere il quadro più ampio dell’azienda e sentirsi parte di esso, nonché allinearsi agli obiettivi aziendali.

Aumentare la produttività

Il vantaggio forse più consistente e misurabile riguarda tuttavia la produttività. Collegando i tuoi dipendenti agli strumenti, alle informazioni e alle persone di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, ridurrai il tempo speso per cercare o raccogliere informazioni, accedere a più piattaforme, consultare colleghi etc. Il risultato? Clima più sereno, meno lavoro inutile, riduzione degli sprechi e inevitabile aumento della produttività aziendale.